Ao utilizar novas tecnologias de informação‚ é necessário um certo cuidado na sua implantação, pois, conforme coloca CUNHA (1994, p. 105) “podem provocar alguns problemas e/ou gerar novas situações de turbulências não previstas pelos gerentes responsáveis por suas implantações”.
CUNHA (1994, p. 106) enfatiza que o uso de novas tecnologias para realizar o processamento e uso da informação já é uma realidade brasileira, apesar do Brasil ter perdido velocidade em seu processo de desenvolvimento tecnológico. Para esse autor “entretanto, um movimento esboça-se, tanto no setor público, como no setor privado produtivo e de serviços, através de um reconhecimento, em todos os níveis, da importância da informática documentária como uma das alavancas para o desenvolvimento e da integração dos diversos tipos de unidades de informação”.
Portanto, pretende-se colocar em prática o uso de novas ferramentas tecnológicas (Microisis) como interface na execução das bases de dados , oferecendo aos acadêmicos a oportunidade na prática e teoria concretizando o aprender fazendo.
Como suporte teórico introdutório está o livro de Jennifer Rowley Informática para bibliotecas (CED 027:007.5 R884i) no qual o capítulo 5 "Bases de dados" é fundamental para nossas aulas. E também o manual e o manuseio do gerenciador de bases de dados Microisis.
Ou: ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Brasília: Briquet de Lemos/Livros, 2002.
OU POLLONI, Enrico Giulio Franco. Administrando sistemas de informação: estudo de viabilidade. 2. ed São Paulo: Futura, 2001. 272p. ISBN 8574130281 Número de Chamada: 659.2 P777a
Segundo Meirelles (1994, p. 400) “o processo de decisão do executivo envolve muito mais do que somente análises de dados; ele engloba o estabelecimento de metas e critérios, a assimilação de informação relevante para as metas e critérios, e o fornecimento de julgamento baseado em experiência profissional”. Conclui portanto que “os requisitos básicos para qualidade do processo de decisão são competência, motivação e informação pertinente. Assumindo que o decisor é competente e motivado, o foco deve recair sobre o papel crítico que a informação desempenha na qualidade da decisão e como conseqüência na habilidade de um indivíduo ou organização atingir seus objetivos”.
O processo de informatização de qualquer atividade, segundo Meirelles (1994, p 407), deve passar necessariamente por uma série de estágios ou etapas. Os três estágios mais importantes estão no diagrama: MANUAL ( racionalização / estruturação) , AUTOMAÇÃO, INTEGRAÇÃO (Banco de Dados).
Conforme Meirelles, a “primeira etapa é uma racionalização e estruturação da atividade manual. Sem vencer esse estágio é muito difícil atingir o estágio seguinte, que seria automatizá-la. Nesse primeiro degrau do processo, a O & M - Organização e Métodos desempenha um papel fundamental na identificação de uma estrutura racional adequada tanto para esse estágio manual como para o sistema que irá automatizar esta atividade.
Tentar eliminar ou pular o primeiro degrau, automatizando uma atividade que não funciona bem manualmente, só resulta numa confusão automatizada. É claro que a passagem para o segundo degrau constitui uma excelente oportunidade para aperfeiçoar o processo existente, mas não deve ser encarada como a solução para uma atividade que não funciona manualmente.
No estágio de automação, as atividades costumam ser colocadas de início em sistemas isolados e os ganhos podem ser significativos. Contudo, não são comparáveis aos advindos do próximo estágio que integra os sistemas antes independentes. Com a integração é possível eliminar várias das tarefas que antes haviam sido “simplesmente” automatizadas.
Da mesma forma que é muito difícil saltar o primeiro degrau, é também difícil tentar pular o segundo, ou seja, partindo direto para um sistema totalmente integrado. A dificuldade está na complexidade das mudanças organizacionais e na implantação e desenvolvimento dos sistemas necessários.” No caso, a biblioteca precisa de tempo para amadurecer com relação ao uso desta tecnologia. O autor (Meirelles, p. 408) coloca que “uma aceleração excessiva desse processo aumenta até um nível intolerável a complexidade e os custos da integração.”
Portanto, a integração deve ser, sem dúvida, o objetivo final a ser almejado, Entretanto, a passagem por alguns estágios não retarda o processo; ela pode maximizar as recompensas e custar menos. Deve-se lembrar que existem outros estágios ou fases, mas o importante é conhecer o processo de evolução e amadurecimento da biblioteca.
“A ferramenta padrão utilizada para atingir a integração é o banco de dados, que é ao mesmo tempo o instrumento e o produto final do processo de integração e automatização.
Naturalmente, partes ou subsistemas de uma determinada biblioteca podem estar, e em geral estão, em estágios diferentes. Entretanto, o objetivo final deverá ser o de atingir uma certa homogeneidade conforme a empresa caminha ao longo dessa evolução.” (Meirelles, 1994, p. 408)
Reunindo um conjunto de bibliotecas (ou centros de informações) para uma pesquisa sobre o seu estágio de informatização, é possível encontrar ainda muitas delas preocupadas em estruturar e racionalizar procedimentos isolados e uma boa parcela simplesmente absorvida em transpor processamento manuais para sistemas informatizados. Mais surpreendente ainda é que a maioria das aplicações não se refere a sistemas realmente planejados, mas sim é representada por “Sistemas Naturais”.
“Esses “Sistemas Naturais” são os que vão surgindo aos pedaços pela criação de processos isolados. Num sistema natural não há evidência de planejamento global. As “ligações” entre unidades e pessoas são sinuosas. Os “caminhos” dos sistemas são tortuosos. As ineficiências do processo manual anterior, os formulários e relatórios desnecessários permanecem simplesmente porque “sempre foi feito assim”. Com este tipo de sistema, o estágio de integração fica com uma complexidade “sobrenatural”.”(Meirelles, p.408)
Os estágios de informatização são cíclicos, após percorrê-los, a biblioteca passa por um novo ciclo, como, por exemplo, a reengenharia dos processos para realizar as mudanças necessárias à ampliação os benefícios da informatização.
2 Planejamento -
Projeto e características
(- Bibliotecário
+ Analista)
3 Desenvolvimento -
Detalhamento da proposta
( - Bibliotecário
+ Analista + Programador)
4 Implementação
( Implantação)
(Software disponível
no local)
5 Operação
(Digitação)
(Digitador ou Bibliotecário)
6 Manutenção
(+ Bibliotecário
+ Digitador)
7 Avaliação
(Bibliotecário)
a ser desenvolvido
Tipo de software
Vantagens
Desvantagens
Pronto
- uso imediato
- custo (pagamento no ato)
- ganho de tempo
- não atender as necessidades (adaptação)
- verificável “in loco”
(quem está utilizando:
se é bom, defeitos, se
possível reprogramar)
A ser desenvolvido
- sob medida para atender - tempo para desenvolver
as necessidades
- custo
- tempo para testar
- elaborar testes
Observação: existem softwares que englobam as especificidades acima mencionadas.
Exercício: Relacionar softwares indicados para bibliotecas:
Bibliográficos:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Recuperação
da informação:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Administrativos:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
O planejamento pode ser realizado
na reunião da equipe onde cada uma destas perguntas necessita ser
repensada:
|
L - Mudar idioma do diálogo C - Definir nova base de dados U - Modificar definiçäo da base I - Re-inicializar base de dados R - Desbloquear base de dados X - Saída ? B. Dados : CDS Planilha : CDS MFN máx. : 119 Formato : CDS Micro CDS/ISIS - Ver. 3.07 (c)Unesco 1993 |
E alterar determinados campos na base de dados :
|
A - Atualizar Tabela de Def. de Campos (FDT) B - Criar/Atualizar planilha C - Copiar planilha D - Apagar planilha E - Criar/Atualizar Tabela de Sel. de Campos F - Copiar Tabela de Selec. de Campos (FST) ? G - Apagar Tabela de Selec. de Campos (FST) H - Criar/Atualizar formato de exibiçäo I - Copiar formato de exibiçäo J - Apagar formato de exibiçäo K - Listar arquivos associados à base X - Saída B. Dados : CDS Planilha : CDS MFN máx. : 119 Formato : CDS Micro CDS/ISIS - Ver. 3.07 (c)Unesco 1993 |
Etapa 1: Tabela de definição de campos (FDT)
Na FDT estão as caracteríticas, ou seja, os parâmetros de cada elemento do campo que vai compor o registro no arquivo mestre (MST - master) de determinada base de dados.
| Tabela de Definiçäo
de Campos (FDT) B. Dados:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ Etiqueta¦ Nome ¦Tamanho .¦Tipo ¦Rep ¦Delimitadores/Padräo ¦ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- _ A - Insere (após)
¦B - Insere (antes) ¦ C - Troca linha ¦ D - Apaga
linha
|
ATENÇÃO: verifique sempre as mensagens que aparecem no rodapé da tela.
Modificação da FDT: pode-se modificar uma FDT mas deve-se considerar que algumas alterações podem trazer graves repercussões, principalmente se já existirem registros na base de dados correpondente. Cada vez que se alterar uma FDT, o CDS/ISIS realiza um controle de consistência das planilhas - worksheets -definidas e se for necessário, solicitará modificações naquelas.
Nesta etapa é elaborada
a tela para entrada de dados (digitação).
O sistema está previsto
para aceitar até 19 campos numa tela. O conjunto de telas pode ser
composto por até 20 telas.
Comandos importantes:
? possibilita verificar
todos os campos, quando digitado o sinal de ? no número da etiqueta.
Aparecem um a um os campos definidos na FDT. Para selecionar use X e pressionar
[Enter], ou [Tab] para voltar ao campo anterior.
T ao digitar [t] no número
da etiqueta, pode-se digitar um título a planilha que esta sendo
esboçada.
Régua: ao escolher
um número superior de linha (exemplo 22) aparecerá uma régua
para linhas e colunas. Facilita na distribuiçào o posicionamento
dos campos.
|
_______________________________________________________________________ |
Atenção: para cada campo são necessários observar 8 atributos:
| Nome da Base de Dados: CADAS
Nome do formato: CADAS
----------------------------------------------------------------------------------------------------------- mfn(03) /
EDIÇÄO: Substituir
|
Uma FST define critérios
par extrair um ou mais itens de dados, ou parte de tais itens, dos registros
do arquivo mestre (master).
Dependendo do serviço
que se estiver usando, estes elementos são então usados para
se criar entradas no arquivo invertido ou para classificar registros
na seqüência desejada antes de produzir uma saída impressa.
Nesta tabela são definidos
os campos dos quais serão extraídos os termos ou palavras-chave
para construir o dicionário de termos (gerado pelo arquivo invertido).
As etapas são: Identificação
(ID); Técnica de indexação (IT) e Formato de extração
dos dados
Devem ser especificados
os valores das etiquetas 0/9 ; a técnica da indexação
e o formato de extração de dados.
| Nome da Base de Dados: CADAS
FST para inversäo do arq. Nome da FST: CADAS
-------------------------------------------------------------------------------- ¦ ID ¦IT ¦Formato extraçäo de dados -------------------------------------------------------------------------------- _ 10 1 mhl, v10 _ 20 1 mhl, v20^*/, v20^b _ 30 2 v30/ _ A - Insere (após) ¦B - Insere (antes) ¦ C - Troca linha ¦ D - Apaga linha P - Pág. anterior
¦N - Próx. página ¦ T - Começo ¦
E - Final
|
Técnicas de indexação:
Técnica 0/5 - usada para selecionar campos ou ocorrências de campos repetitivos por inteiro, até 30 caracteres.
Técnica 1/6 - usada para selecionar os subcampos de um determinado campo.
Técnica 2/7 - usada para selecionar palavras ou frases contidas entre os delimitadores <...>. No formato de impressão permanece igual à entrada dos dados.
Técnica 3/8 - usada para selecionar palavras ou frases contidas entre os delimitadores /.../. No formato de impressão permanece igual à entrada dos dados.
Técnica 4/9 - usada para selecionar palavras, isto é, qualquer seqüência de caracteres alfabéticos. Quando se utiliza esta técnica, deve ser criado um arquivo de palavras proibidas (stopword), para que estas não sejam incluídas no dicionário de termos. É necessário utilizar o modo MHU ou MHL se o campo contiver subcampo(s).
Observação:
Cada vez que se solicita ao CDS/ISIS que extraia elementos usando uma FST,
este lerá os registros do arquivo mestre (master) e realizará
para cada registro e para cada entrada o seguinte:
a)
utlizará o formato para extrair do registro os dados correspondentes;
b)
apliacará a teçnica de indexação especificada
sobre os dados produzidos na extração anterior;
c)
assinalara a cada elemento assim produzido, o identificador do campo especificado.
Posting: contém 4
elementos:
a) o MFN do registro que
contém o termo;
b) o identificador do campo,
para ser usado durante a recuperação;
c) o número de ocorrências;
e,
d) o número de seqüência
do termo.
Atenção: apesar de se permitir modificação de uma FST depois de criada, deve-se ter em conta que deverá ser feita nova inversão na base e a antiga FST não será mais acessada.
Claro: O software não deve deixar dúvidas sobre a leitura da interface. Apresentar e dispor claramente as informações na tela.
Confortável: Deve diminuir a carga de trabalho perceptiva e cognitiva do usuário durante a interação. Se o usuário for constantemente distraído por informações desnecessárias, menores serão suas chances de desempenhar as tarefas com eficiência. Também quanto menos ações forem necessárias, mais rápidas serão as interações.
Obediente: O usuário deve ter controle sobre o sistema (interromper, cancelar, suspender e continuar, podendo retomar as atividades a qualquer instante), processando somente as ações solicitadas. Esse tipo de controle favorece a aprendizagem e diminui os riscos de erros, tornando o software mais confortável.
Adaptável: Ter a capacidade de reagir conforme o contexto, as necessidades e as preferências do usuário. Permitir a personalização da interface.
Flexível: Deve respeitar o nível de experiência do usuário. Os diálogos de iniciativa somente do computador podem entediar o rendimento do usuário experiente, enquanto que os atalhos podem permitir rápido acesso às funções do sistema.
Seguro: Precisa empregar todos os mecanismos que permitem evitar ou reduzir a ocorrência de erros e que favoreçam a correção (entrada de dados incorretas ou com formatos inadequados, entrada de comandos com sintaxes incorretas, etc.) A qualidade das mensagens favorece o aprendizado do sistema, indicando ao usuário o que ele fez de errado, o que deveria ter feito e como corrigir.
Coerente: Os procedimentos,
rótulos, comandos, etc., são facilmente reconhecidos, localizados
e utilizados, quando seu formato, localização ou sintaxe
são estáveis de uma tela para outra, ou de uma seção
para outra. A falta de homogeneidade nos menus pode aumentar os tempos
de procura.
Veja também mais dicas de leitura Folder Microisis DOS - Versões Disponíveis - Dicas DOS - Automação em biblioteca - metodologia
Este material foi desenvolvido por Ursula Blattmann - ursula@ced.ufsc.br especialmente para as aulas da disciplinaCIN 5351 Gerenciador de Bases de dados Microisis - Universidade Federal de Santa Catarina Departamento de Ciência da Informação Campus Universitário - Trindade Florianópolis Santa Catarina - Brasil - Disponibilizado em 30 de janeiro de 2002. Atualizado em 11 de setembro de 2006.