É realizado após a classificação, de forma seqüenciada e complementar.O resultado deste processo se expressa num índice, ou seja, numa lista de termos significativos, que remete, quem o está consultando, ao(s) documento(s) original(is).
Este índice pode ser utilizado através de consulta on-line por assunto ou na sua versão impressa, atualizada semestralmente.
A indexação é realizada segundo os princípios adotados em bases de dados textuais, como é o caso do software Microisis, descritos a seguir.
a) Uso de linguagem de indexação pré e pós-coordenada. A linguagem de indexação é um conjunto de termos controlados, padronizados (linguagem artificial), segundo a qual as palavras-chave extraídas do texto do documento original (linguagem natural) são codificadas.
b) Nos diversos campos da
Base de Dados XXX são utilizadas as 5 técnicas
de indexação permitidas pelo Microisis:
1) conhecer o conteúdo do documento;A análise do conteúdo de cada documento a ser incorporado no acervo da Biblioteca consiste num processo de leitura e discussão do texto de um documento, segundo determinados critérios de análise e segundo a orientação pedagógica da Escola.
2) determinar o assunto principal;
3) identificar outros aspectos do conteúdo que precisam ser descritos, determinando as palavras-chave correspondentes;
4) verificar se as palavras-chave escolhidas são pertinentes;
5) traduzir as palavras-chave ou termos da linguagem natural para os correspondentes em linguagem documental ou artificial;
6) verificar se os termos descritos em linguagem documental são pertinentes;
7) anotar as palavras-chave que descrevem o conteúdo do documento no verso da página de rosto e nos campos específicos da Planilha de Entrada de Dados.
A partir desta análise deverá ser elaborado um resumo que traduza o conteúdo principal do documento acrescido de uma análise (literária e pedagógica) e de sugestões sobre formas de contar a história na Biblioteca ou na sala de aula, além de indicar atividades pedagógicas possíveis de serem realizadas após a história ter sido contada.
Os critérios a serem
considerados na análise de conteúdo dos documentos a serem
incorporados no acervo da Biblioteca são os seguintes:
O processo de análise
do conteúdo é realizado através das seguintes etapas:
1) conhecer o conteúdo do documento;A leitura do resumo deverá permitir ao usuário, conhecer o teor do documento original e, complementarmente, obter um parecer crítico sobre a história, com vistas ao seu uso em atividades pedagógicas na pré-escola. Por isso, deve ser elaborado segundo uma estrutura padronizada, observando determinados critérios de qualidade: ser conciso sem perder a precisão; a descrição do texto original precisa ser completa, embora não extensa, e objetiva.
2) discutir o conteúdo do documento segundo os critérios de análise;
3) complementar o estudo do conteúdo do documento com a leitura de outros textos e discussões com especialistas;
4) elaborar resumo crítico segundo NB 88 da ABNT.
A descrição bibliográfica constitui-se no processo através do qual se descreve as informações que representam cada documento e, complementarmente, o seu conteúdo, em formulário impresso, para posterior inclusão na Base de Dados construída.
Deste processo resulta um conjunto de informações descritas de forma única, não ambígua, sobre determinado documento, que permite identificá-lo e localizá-lo no momento da busca.
A representação dos documentos é feita de forma padronizada segundo normas de descrição bibliográfica e formatos de intercâmbio, que são ferramentas fundamentais, porque permitem que um documento seja descrito de uma forma universalmente aceita.
Somente assim este documento pode ser materialmente identificado, possibilitando, deste modo, o acesso ao seu conteúdo.As normas bibliográficas e formatos de intercâmbio são estruturados em oito áreas de dados, que são subconjuntos de dados correspondentes a categorias particulares de informações (Ginchat, Menou, 1994, p.102).
A descrição bibliográfica segundo o formato IBICT é realizada através das seguintes etapas:
1) conhecer o documento a ser descrito;
2) identificar os elementos que descrevem o documento, materialmente, por campo do formulário de registro de dados na base, modelo 1, de acordo com o formato IBICT e NB 66 da ABNT;
3) verificar se os dados são exatos, através de estudos e leituras complementares;
4) transcrever os dados em caca campo correspondente do formulário de registro de dados na base;
5) encaminhar o documento para o processo de preparação para armazenagem e o formulário preenchido para o processo de inclusão de dados na base
c:\CD
ISIS308 e pressione ENTER.
Aparecerá C:\ISIS3071>
Digite ISIS novamente e pressione ENTER. Aparecerá Menu
principal do Micro CDS/ISIS.
Clicar E - SERVIÇOS DE ENTRADA DE DADOS - usado quando a intenção for preencher fichas (registros) novos ou corrigir registros já existentes.Digite o nome da base: CDS e pressione [ENTER].
Comandos permitidos:
L - Mudar Idioma do
Diálogo - Despreze esta opção, a menos que você
queira falar em Inglês ou Espanhol com seu computador.
W - Utilizado para
eventuais subdivisões de sua base em planilhas diferentes. Temos
utilizado este recurso com a planilha CDS.
N - Criar novo registro
- Aparece nova tela com a planilha a ser preenchida e,
à direita inferior, novo número de MFN (Master File Number).
Esta é uma numeração seqüencial dos registros
feitos. Mesmo se não for preenchida, o número está
criado e será definitivo. Ao chamar este MFN, no
E - Editar Registros
- a qualquer momento, esta planilha poderá ser preenchida. Ao chegar
ao final do preenchimento, atenção para as informações
na faixa verde, ao final da tela: - Próxima página
e Página para folhar as páginas da planilha. -
M - Modifica - usado
para corrigir qualquer erro percebido depois que já saiu do campo.
Sugere-se preencher a planilha toda e, ao final, com M-Modifica,
voltar ao início e fazer todas as correções de uma
só vez. -
D - Apaga -
Apaga o registro feito mas mantém o número do MFN criado.
Ao chamar este número para editar, o sistema informará que
o referido registro foi apagado. -
R - Recuperar,
a planilha volta com os dados que haviam sido informados antes do
Apagar. -
N- Recriar, a planilha
retorna, com o mesmo número, mas limpa.
O <CR> nada faz,
é o mesmo que “ENTER”. -
C - Tem a mesma função
do D - Apaga.
E - Editar registro
(ou grupo) - Indicar o número ou os números de MFN
que deverão ser editados (corrigidos, completados, etc.) Ex. 1
25 - a cada “ENTER” ao final da edição, o sistema passará
para o MFN seguinte, até o 25. Teclar o M indicado ao final da
tela, a cada novo MFN, para que seja permitida a alteração
dos dados já existentes.
Feita a correção,
digitar
T- Fim da Revisão
e depois X de retorno ao menu principal.
R - Editar resultados
da última busca - Vai automaticamente aos MFNs que você
D - demonstrou na
última busca, sem necessidade de citar cada um dos números
de MFN. Se forem vários, percorrerá um a um, desde que você
digite, ao final N - Novo registro
D - Definir valores
default - Quando algumas informações são válidas
para diversos registros, estas poderão ser inseridas como
default. Clicar D (default), depois M (modifica) preencher
as informações desejadas para default e, ao final da
planilha pressione X. Digite, então, N
- para criar novo documento e as informações default permanecerão.
P - Recuperar último
registro modificado - Traz à tela o último registro modificado.
C- Apagar valores
default - Apaga os valores default anteriormente informados. Lembre
que sempre que sair do sistema, os dados informados como default
desaparecem, a menos que você tenha criado os novos registros
com seus respectivos MFNs.
X - Saída
- O X é sempre usado para sair.
O sistema vai retornando
tela a tela até o MENU PRINCIPAL. Caso desejar sair do Microisis,
pressione X novamente, aparecerá uma tela limpa.
A tecla F1 possibilita
ver para cada campo as informações (mensagens) de ajuda para
o preenchimento.
Ao preencher um determinado
campo que contém subcampos é necessário especificar
cada delimitador.
Atenção:
não poderá haver espaço ou pontuação,
nem antes e nem após os delimitadores.
Exemplo: ^bBLATTMANN^ccompiladora
Delimitadores de termos
de busca são usados para identificar um termo chave ou frases
assinaladas em cada registro objetivando a recuperação.
Como visto anteriormente, são utilizadas diferentes técnicas
de indexação de registros, as palavras chaves podem estar
entre as barras /..../ ou entre os sinais de maior e de menor
<....> conhecidos também como brackets. Estes
são caraacteres reservados, ou seja, ao utilizar < > delimita-se
as palavras chaves. O CDS/ISIS temopções para mostrar ou
suprir esses brackets, eles são normalmente apagados da tela e trocados
por um ponto e vírgula e um espaço (branco).
Exemplo: <biblioteca
virtual> <biblioteconomia>
Serão mostrados como:
biblioteca virtual; biblioteconomia;
Ao trabalhar com um campo repetitivo e for necessário digitar mais de uma ocorrência no respectivo campo (por exemplo o campo autor), essas ocorrências necessitam ser separadas pelo sinal % (utilizando o parâmetro 8 no SYSPAR.PAR pode-se alterar este sinal).
Após preencher os registros necessita-se atualizar o arquivo invertido (que gera a listagem do dicionário de termos).
F - inversão total da base de dados. Usada sempre que se modifica a FST.
U - atualização do arquivo invertido. Usada para inverter novos registros ou aqueles que tenham sido alterados.
Para descartar termos antigos do dicionário de dados que, apesar de já corrigidos, são mostrados na lista de termos, utilize as funções :
B - realiza o backup do arquivo invertido.
C - recarrega/restaura o arquivo invertido.
Estando no MENU PRINCIPAL,
a opção I - SERVIÇO DO ARQUIVO INVERTIDO, permite
que sejam atualizadas as informações que aparecem na Listagem
do Dicionário (opção T para
pesquisar no Dicionário de Termos), e, esta opção
deverá ser realizada sempre antes e após a Exportação
e Importação de Dados.
Esta seqüência não pode ser esquecida: F S U B C S
Se digitar apenas o F, leia as informações que o sistema lhe oferece gradativamente na tela. Ele indica possíveis erros, ou seja, dados e informações que foram registradas de forma inaceitável para o sistema (há indicações do MFN e do campo e subcampos onde há erros).
Após esta geração do arquivo invertido, volte para o MENU PRINCIPAL, escolha a opção E - SERVIÇOS DE ENTRADA DE DADOS, e utilize a opção E - Editar registro : vá aos referidos MFNs e campos, identifique os erros e faça as correções.
Se, ao terminar a inclusão de um registro novo ou a revisão (edição) de registro já existente, você clicar X DUAS VEZES, o sistema lhe será camarada e, antes de sair perguntará se quer ATUALIZAR ARQUIVO INVERTIDO.
Em bom português, isto
significa saber se quer salvar todas as inserções e
modificações feitas naquela sessão de trabalho. Responda
S - sim, a menos que, de fato, você queira abandonar
o trabalho feito. Esta atualização equivale a um salvamento,
mas é parcial e não atualiza as informações
existentes, por exemplo, no Vocabulário de Termos. Por isso,
utilizar com freqüência a seqüência no MENU
PRINCIPAL: I F S (de sim) U B C S
(de sim) já mencionada é recomendável sempre.
Se desejar outros títulos,
preencher o “segundo e terceiro título” No campo “Formato
de Impressão” digite : @ seguido, sem espaço, do nome do
formato de exibição.
Ex.: @voca
- para obter listagem do vocabulário controlado.
Veja, abaixo, a listagem
completa dos “formatos de exibição”@autor
- listagem de autor
@cita - listagem de autores citadosPosicione, então o curso no campo NÚMERO DA 1A. PÁG. e digite A (maiúsculo) em substituição ao 1 que lá aparece. Com isso o sistema aceitará acentuação e formato para o Word 6.0 Se a ordenação alfabética da listagem não for necessária, vá direto ao campo Arquivo de Impressão e digite um nome para o arquivo a ser criado, seguido de lst. Ex.: teste.lst.
@artigo - listagem dos artigos indexados na base, contendo todas as informações bibliográficas
@trad - listagem de tradutores
@nome - listagem de @chave - listagem das palavras-chave
@voca - listagem do vocabulário controlado
@ilust - listagem das informações iconográficas
Ao pressionar ENTER, o sistema gera o arquivo teste.lst e o coloca no subdiretório TRAB dentro do ISIS308. após a mensagem Arquivo gerado , neste momento passe para o processador de texto ( Word 6.0, ou superior) - (use ALT+TAB) e abra o arquivo teste.lst.
Na tela de conversão do Word 6.0 escolha a opção TextoMSDOS.
Se desejar que a listagem
apareça em ordem alfabética, vá até o campo
Ordenar e digite S (de Sim) no lugar do N (de Não) lá
existente. preencha o Arquivo de Impressão e digite
um nome para o arquivo a ser criado, seguido de lst. Ex.: teste.lst. Ao
pressionar ENTER aparecerá a outra planilha, siga as instruções
do manual do CDS/ISIS.
Para transportar informações
de um computador para outro Estando no MENU PRINCIPAL, clicar
M-SERVIÇOS DO ARQUIVO MESTRE.
Ao final o sistema lhe perguntará para que diretório deseja exportar os dados. Digite a: clique o <CR> (que significa “ENTER”) e X para sair.
Os dados estão copiados no seu disquete pessoal Pode repetir o processo para copiar no disquete que deve ficar no ACERVO.
Atenção: Recomenda-se zerar o disquete antes de exportar os dados do C (Winchester) para o A (disquete).
Evita-se, com isso, sobreposições ou duplicações indesejadas. ( Para apagar o arquivo anterior existente no disquete, entre no INICIAR do Windows, depois no Programas, depois no Windows Explorer. Localize o arquivo no Disquete, selecione-o e clique a tecla DELETE.
LEVAR DO A (disquete) ao C (Winchester) 1º passo - ZERAR A BASE no C (Evita-se, com isso, sobreposições ou duplicações indesejadas)
Estando no MENU PRINCIPAL, digitar D - SERVIÇOS DE DEFINIÇÃO DE BASES DE DADOS.
Clicar I - RE-INICIALIZAR
BASE DE DADOS.
Às perguntas do sistema,
responda S-sim, duas vezes.
Certifique-se, checando
a informação contida ao final da tela, se a base
foi zerada. 2º passo: Importar os dados do disquete
para a base.
Estando no MENU PRINCIPAL,
clicar M - SERVIÇOS DO ARQUIVO MESTRE. (Ver menu já
transcrito acima). Clicar, então, I - IMPORTAR ARQUIVO EXTERNO.
Certifique-se, checando
a informação referente ao número de MFNs,
ao final da tela, se a importação ocorreu.
Exemplo em ambiente DOS:
quando você liga o micro computador permaneça no ambiente
DOS:
c:\
agora digite
c:\cd isis.308 [Enter]
c:\cd isis.308 \cd dados [Enter]
c:\cd isis.308 \cd dados\
Escolha todos os arquivos
e envie para o disquete.
IBICT. Formato IBICT: formato de intercâmbio bibliográfico e catalográfico. Brasília: IBICT, 1987. 349 p. (025.325 I12f - BSCED)
UNESCO. Manual de referência
mini / micro CDS / ISIS: CDS/ISIS PASCAL. Versão o 2.3. Brasília:
IBICT, 1991. 302 p.
Veja também mais dicas de leitura Folder Microisis DOS - Versões Disponíveis - Dicas DOS - Automação em biblioteca - metodologia