Revisão geral sobre Metodologia da automação em bibliotecas

1  Definição Geral dos Objetivos

2  Obtenção da Aprovação Geral
2.1 Do pessoal da biblioteca
2.2 Da administração superior
2.3 Do suporte administrativo

3  Estabelecimento do que ser feito(metas)

3.1 Desenvolvimento das especificações
3.2 Projeto do sistema total
3.3 O estudo da praticabilidade
3.4 A obtenção da aprovação da administração(final)

4  A Implantação do Sistema

lº passo - projeto e codificação dos programas
2º passo - treinamento do pessoal
3º passo - projeto piloto
4º passo - revisão
5º passo - instalação completa
6º passo - continua melhoria do programa

5  Controle do Projeto

5.1 Direção do projeto
5.2 Conformidade com especificações
5.3 Custo de manutenção e os limites programados
5.4 Documentação do sistema

B - Aspectos da administração de programa automatizado

1 Quem implanta o Programa Automatizado

1.1 O administrador
1.2 O bibliotecário
1.3 O coordenador do projeto
1.4 O especialista do assunto
1.5 O especialista técnico
1.6 Os programadores
1.7 A implementação interna e externa

2  Seqüências de Aplicações

2.1 Catalogação
2.2 Recuperação da informação
2.3 Controle da circulação
2.4 Aquisição
2.5 Seriadas

3  Fatores Humanos

3.1 Resistência a mudança
3.2 Estabilidade do trabalho
3.3 Temor da automação e do computador
3.4 Temor dos erros

4  Treinamento
 

A- Metodologia para Desenvolvimento de um Projeto de Automação de Biblioteca

1  Definição Geral dos Objetivos

Estabelecer objetivo geral e os objetivos específicos:

1. Analisando as necessidades gerais;
2. Determinando o que se quer realizar;
3. Definindo o propósito, a extensão, o limite e as responsabilidades.

PROJETO EM VÁRIAS PARTES
É necessário estabelecer prioridades esclarecendo benefícios e economia.

CONDIÇÕES ESPERADAS
Por uma biblioteca para o uso do computador :

a) Provar a funcionários e usuários a otimização nos serviços (maior quantidade de informação e maior velocidade);
b) Ser de fácil uso tanto para funcionário como para usuários;
c) Ser razoavelmente econômico;
d) Prover serviços para todas as seções da biblioteca que podem ser automatizadas;
e) Ser modular e flexível;
f) Ter métodos simples para atualização de registros;
g) Ser projetados também para serviços administrativos   quando possível;
h) Fazer intercâmbio com outras bibliotecas;
i) Capacidade de operação nas duas formas :  centralizada e descentralizada;
j) Ser adequado ao equipamento disponível na instituição.

- Discutir com todo o pessoal da biblioteca o projeto, principalmente sobre os objetivos, requisitos, extensão e o alcance, procurando a concordância de todos.
- Deixar clara a política de mudança.

• Discutir o projeto com toda a hierarquia administrativa em que esta afeta a biblioteca, devendo ser aprovado pela instância superior.
• 2 tipos de aprovação:
• Projeto pequeno - aprovação para a conclusão do projeto;
• Projeto grande - aprovação para a conclusão do estudo.
• Relatório deve ser claro e não muito técnico; indicando as linhas mestras ou limites, custos, desempenho e normas(auxiliado por uma exposição oral)

- Garantia do apoio financeiro, bem como o pessoal da administração.

 3.1 Desenvolvimento das especificações
- Detalhamento do  sistema e identificação dos métodos
- Determinar o que fazer  após estudo de todas as funções da biblioteca e também das organizações externas
- Projeto grande:

• Dividir em várias fases;
• Especificar cada subsistema;

1. Custos excessivos;
2. Dificuldades ou impossibilidade do método;
3. Dificuldade de tecnologia.

- Determinar como fazer

- O relatório do projeto deve traduzir claramente toda operação do sistema quando instalado:

1.  Layout do relatório
2.  Formato de entrada
3.  Conteúdo e estrutura dos registros
4.  Fluxo do trabalho
5.  Balanço
6.  Auditoria
7.  Controle de publicação

- Estudo da praticabilidade inclui:
1. Número de posições de pessoas necessárias, eliminadas e adicionadas
2. Custo da operação do computador
3. O custo da análise do sistema, do projeto e do estudo da praticabilidade
4. O custo do trabalho manual restante na biblioteca
5. O custo das despesas gerais de todas essas áreas
6. O custo da melhoria dos serviços
7. O custo de inabilidade de desempenho para funções necessárias do sistema atual
8. O custo do atraso (para usuário e para biblioteca) no serviço do sistema atual
9. Cronograma para implantação.

3.4 Obtenção da aprovação final
Após o projeto concluído e a praticabilidade documentada, tem-se os fatos e não mais  posições, então tem-se mais condições para a aprovação final pela administração superior

4  Implantação do Sistema
 1° passo: Projeto e codificação dos programas  = Fase de testes individuais para cada programa.

2° passo: Treinamento do pessoal = Para todo o pessoal envolvido no sistema:

•  pessoal administrativo,
•  bibliotecários,
•  operadores de computador.

Procedimentos, formas e políticas

4°passo: Revisão = Erros nos programas e no projeto (apontados no projeto piloto) são revistos e corrigidos

5°passo: Instalação do programa

6°passo: Programa de melhoria continua

 5 Controle do Projeto

 5.1 Direção do projeto
- o coordenador do projeto não deve ser o diretor da Biblioteca;
- Pessoas não preparadas para direção são causas freqüentes de sistemas fracassados ou onerosos;
- Outros profissionais da área de sistema podem ser o coordenador do projeto, porém ha certos riscos (desvirtuação dos objetivos do sistema).

5.2  Conformidade com as especificações
 - esquema para checar os programas com as especificações /Manual de Especificações

5.3  Custo de manutenção e limite de programação
Causas da ultrapassagem dos custos iniciais e limites estabelecidos:

• Falta de planejamento detalhado do projeto;
• Muitas mudanças na implantação do projeto;
• Pouca familiaridade dos analistas com as funções da Biblioteca (s/ condições de previsão);
• Negligência na supervisão do projeto

1.   Nível geral de discrição da aplicação;
2.   Detalhamento de procedimento;
3.   Estrutura de arquivos e registros;
4.   Proteção contra acidentes.

B - Aspectos da administração de programa automatizado

1 Quem implanta o Programa Automatizado

 1.1 O administrador

1.  O sucesso de um programa depende do desempenho do administrador
2.  Resolver ou reconciliar conflitos entre as várias seções de departamentos
3.  Influência na aceitação pelo pessoal das mudanças do novo sistema

1.2 Os bibliotecários

•  Estar seguro e confiante que todos os serviços e funções da biblioteca foram consideradas pelo sistema segundos os interesses e necessidades dos usuários e da instituição e também segundo seus propósitos e especificidades.

•  Deve dedicar-se integralmente à coordenação do projeto, pois muitos projetos de automação não são completados pela ausência do coordenador.
•  Deve ser primeiramente um bibliotecário administrador ou pessoa qualificada nesta área.
•  Sua função: estímulo, controle, descoberta de melhores caminhos, encorajar a melhoria dos serviços e redução de custos.

•  Tem o domínio de todos os assuntos da área de sua especialidade
•  Não sabe como fazer, sabe o que tem que ser feito
•  Na biblioteca sem dúvida o bibliotecário de cada área (catalogação, relatórios técnicos)

•  Tem o domínio do equipamento, métodos, procedimentos, máquinas, táticas e estratégias administrativas.
•  Sabe como fazer, não tem domínio do assunto
•  Analistas de sistemas

•  Inscrevem os programas das especificações feitas pelo especialista técnico.
•  Testam os programas

•  tipos de projeto para a implementação de sistema de informação em biblioteca:

2 Seqüências de aplicações
 É impossível recomendar uma seqüência particular de aplicação para varias bibliotecas e em varias circunstancias.

2.1 Catalogação

•  Adotar uma catalogação padrão;
•  Registrar os dados do catalogo de forma legível por maquina;
•  Imprimir catálogos em forma de livros ou catálogos em fichas;
•  Reconciliar dados conflitantes do arquivo.

•  Boletins de comunicação;
•  Disseminação seletiva da informação  e
•  Recuperação retrospectiva da informação.

2.3 Circulação
Para melhor eficácia desta função e necessário ter já automatizado a catalogação -> gerando arquivos de suporte.

2.4 Aquisição
Parece ser a função que deveria ser primeira a ser implantada, mas deve ser a adição do processo de aquisição a outras funções já implantadas.

2.5 Seriados
Uma função que exige um tratamento especial , tanto para aquisição ( Controle das assinaturas) como na recuperação da informação.
É sempre uma das ultimas funções a ser implantada.

3 Fatores Humanos
 3.1 Resistência a mudança.

3.2 Estabilidade do trabalho
    - Mudanças de relação de trabalho;
    - Exigências de novas funções;
    - Eliminações de algumas posições.

3.3 Receio da automação e do computador.

3.4 Receio de cometer  erros.

4 Treinamento

É necessário ter um manual de procedimentos para todas as funções, tanto para o pessoal da biblioteca como para os usuários.

Este material foi desenvolvido por Ursula Blattmann - ursula@ced.ufsc.br especialmente para as aulas da disciplina CIN 5351 Gerenciador de Bases de dados Microisis - Universidade Federal de Santa Catarina  Departamento de Ciência da Informação Campus Universitário - Trindade Florianópolis Santa Catarina - Brasil -     Disponibilizado em 30 de janeiro de 2002. Atualizado em 23 de março de 2005.